Komunikacija u doba pandemije: Kako su tvrtke iskoristile tehnologiju i ostale u kontaktu sa svojim zaposlenicima

Kad je prije godinu dana svijet zahvatila pandemija koronavirusa, brojne su tvrtke, u pokušaju da nastave poslovanje i istovremeno poštuju epidemiološke mjere, poslale svoje zaposlenike da rade od kuće, odnosno iz kućnih ureda. Nekima je bilo izuzetno jednostavno prebaciti se na takav način rada na daljinu jer su i inače bili fleksibilni. No, drugima je dislociranje zaposlenika predstavljalo izazov. Ponajprije jer je trebalo nekako organizirati međusobnu i stalnu komunikaciju ljudi koji su do prije koji dan sjedili u istom uredu, a sad se nalaze desetke kilometara udaljeni jedni od drugih. 

Pročitajte i ovo Oglas Hrvatski Telekom i Fina potpisali stratešku suradnju POKROVITELJ HRVATSKI TELEKOM Strah od umjetne inteligencije? Vrijeme je da otkrijete koliko vam već pomaže u svakodnevici

tri vijesti o kojima se priča "Ovo je ozbiljna kriza" Energetski stručnjak za Dnevnik Nove TV: "Uskoro možemo očekivati cijene goriva od dva eura" velika analiza rata Trump je otvorio Pandorinu kutiju kaosa: "Najvjerojatniji scenarij je zombi država" SUMNJIVE AKTIVNOSTI Uzbuna u Beču: "Pogledajte što imaju na krovu, usmjeravaju ih na različite ciljeve"

U Hrvatskom Telekomu, kojem je komunikacija posao, bili su spremni na sve opcije. 

Naime, kompanija je već ranije imala razrađen sustav održavanja poslovnog kontinuiteta, tako da nas odluka o radu od kuće nije zatekla nespremne te je većina zaposlenika mogla početi raditi od kuće i prije nego je to 19. ožujka 2020. postalo preporukom. Međutim, reorganizirati cijelo poslovanje Hrvatskog Telekoma s više od 4000 zaposlenika bio je iznimno zahtjevan pothvat. Za napraviti sustavne organizacijske promjene potrebni su mjeseci, a mi smo uspješno to napravili u manje od 10 dana, transformirajući se u smislu toga kako radimo, kako surađujemo i kako komuniciramo, a našu fizičku svakodnevnicu zamijenila je ona digitalna. Kako bismo osigurali rad od kuće, promijenili smo više od 100 internih i eksternih procedura, a u domove svojih zaposlenika prevezli smo više od tisuću računala, laptopa, potrebne opreme. Također, cijelu korisničku podršku, odnosno više od 1000 zaposlenika, smo uspjeli prebaciti na rad od kuće, a kolege su „pojačanje“ dobili u djelatnicima iz prodaje i dućana, koje smo, želeći očuvati sva radna mjesta, privremeno bili prebacili na nova zaduženja i učili ih novoj vrsti posla, objašnjava  Anamarija Minarski, voditeljica Odsjeka za upravljanje učinkom i razvojem kompetencija ljudskih resursa u HT-u. 

S druge strane, u Agrivi su navikli na takav fleksibilni način rada. 

Agrivijevi zaposlenici su i prije pandemije imali mogućnost koristiti opciju rada od kuće, tako da su se već i tada osigurale razne tehnologije, pa prijelaz na potpuni rad izvan ureda s tehnološke strane je prošao vrlo jednostavno. U ožujku kada su nastupile epidemiološke preporuke i kada je nastupio lockdown svi smo radili u potpunosti izvan ureda u 100% opsegu i vremenu. Kako su mjere popuštale, tako smo dopuštali povratak zaposlenika ako je to priroda posla zahtjevala, uz poštivanje svih epidemioloških mjera, dodaje Matija Žulj osnivač i direktor tvrtke Agrivi. 

Izazovi koje je trebalo rješavati u hodu

I dok su se neki zaposlenici bez problema prilagodili novim radnim uvjetima i čak bili produktivniji nego u uredu gdje je bilo mnogo distrakcija, drugima je pravi izazov postao usklađivanje poslovnih i privatnih obaveza, pogotovo tijekom školovanja djece od kuće. Izazov za zaposlenike, odmah je izazov i za poslodavce. Toga su svjesni i u Deloitteu Hrvatska, koji su se s tim izazovima morali suočiti kako na lokalnoj, tako i na globalnoj razini. 

Ovakva organizacija rada na daljinu za poslodavce je bila pravi izazov jer otvara niz pitanja na koje treba pronaći najbolji odgovor. Jedno od najvažnijih je zasigurno održavanje timskog duha i atmosfere uslijed pandemije u kojoj se trenutno nalazimo. Također, organizacija rada na daljinu zahtijeva komunikacijske alate na koje se uvijek možete osloniti. Osim njihove pouzdanosti, važno je da su jednostavni i intuitivni za korištenje kako bi ih svi zaposlenici brzo svladali, ističe Zlatko Bazianec partner i rukovoditelj hrvatskog ureda Deloitte Hrvatska.

Remote work se u konačnici pokazao kao jedna od svjetlijih točaka kad govorimo o radu tijekom korona krize. S time da je u našem slučaju, tijekom lockdowna, remote work ugrađen u naš novi poslovni model SmartWork. Riječ je o hibridnom operativnom modelu koji u sebi integrira najbolje od oba svijeta - pogodnosti rada u uredu i rada od kuće. Stoga su naši zaposlenici odlično reagirali na ovaj model, prepoznajući u njemu našu brigu za njihovo zdravlje i dobrobit, dodaje Anamarija Minarski te pojašnajva kako je zahvaljujući tome poraslo zadovoljstvo zaposlenika u Hrvatskom Telekomu, a njihov trud i angažman rezultirao je i rastom zadovoljstva korisnika.

Dodaje kako SmartWork model neće vezati samo uz krizna razdoblja, već će nastaviti s takvom praksom i dalje.

I za tehnološku tvrtku poput Agrivija, koja je navikla na digitalnu komunikaciju, ovo su bila izazovna vremena. 

S obzirom da smo tehnološka tvrtka i većina posla se može obavljati putem računala neovisno o lokaciji, tako je potpuni prelazak prošao jednostavno za radne zadatke i procese. Prije su se kolege sretali u hodnicima, nalazili na kavama, zajedno ručali i tako su se dijelile informacije brzo i jednostavno. Kako su svi sastanci sada bili putem računala i u dogovoreno vrijeme, bilo je potrebno upoznati novi način rada i funkcioniranja ljudi. Bilo je izazovno pronaći način za zdravi odnos između privatnog i poslovnog, dodaje Žulj. 

Tehnološka rješenja bila su presudna

Tvrtkama koje su imale visok stupanj digitalizacije i aktivno koristile različite tehnologije (pogotovo komunikacijske) u svom poslovanju, brzo su se prilagodile novim uvjetima. Neke su jednostavno nastavile koristiti alate koje su imali i do sad, drugi su otkrili neke nove i veoma korisne mogućnosti. 

Veliku ulogu u proteklom razdoblju odigrale su tehnologija, ICT industrija, digitalizacija i usluge koje pružamo koje su nam svima omogućile da nastavimo funkcionirati, i u društvenom i u ekonomskom smislu, te da lakše prebrodimo nimalo zavidnu situaciju. U proteklom smo razdoblju aktivirali razne komunikacijske platforme koje su odigrale ključnu ulogu u nastavku odvijanja uobičajenog poslovanja. Online alati poput Webexa, Teamsa i drugih vrlo brzo su prihvaćeni u svakodnevnom poslovanju naše kompanije. Nije da i prije nisu bili prisutni u velikoj mjeri, ali za vrijeme korone to je dignuto na jednu skroz drugu razinu, ističe Minarski. 

HT-ovi zaposlenici imali su na raspolaganju cijeli niz alata koji su bili namjenjeni za produktivniji rad od kuće, a uvijek su mogli kontaktirati i tehničku i savjetodavnu podršku koja im je pomagala oko eventualnih problema. Zanimljivo, HT je organizrao i psihološku pomoć kao i individualne i grupne coaching radionice, a uveli su i program online vježbanja.

 U Deloitteu ističu kako su uvijek usredotočeni na razumijevanje i stvaranje zajedničke kulture, osmišljavanje radnog okruženja koje potiče ljude na sudjelovanje, kao i izradu novog modela rukovodstva i razvoja karijere.

Zato smo u ovom pandemijskom razdoblju implementirali alat Jenz tvrtke Q koji koristimo za povezivanje svojih zaposlenika koji inače ne bi imali priliku za kontakt. U Jenzu smo našli pouzdanog partnera koji nam omogućuje da na nov i zabavan način ostanemo povezani, a istodobno ga koristimo za dijeljenje znanja, izgradnju zajednice i brisanje interne hijerarhije. Trenutno imamo preko 120 zaposlenika koji koriste ovu aplikaciju i obično ju koriste za sudjelovanje u nagradnim igrama, dobivanje internih informacija na brz i slikovit način, dijeljenje situacija sa radnog mjesta i dr., objašnjava Bazianec.

Dodaje kako postojeći alati nisu uvijek odgovarali njihovim potrebama, dok su Jenz mogli prilagoditi trenutnoj situaciji. 

Sam alat je prilično jednostavan i intuitivan. Izgledom podsjeća na društvene mreže koje danas koristi većina ljudi pa nije bilo potrebno pretjerano objašnjavati pojedine funkcionalnosti. Ipak, organizirali smo radionice kako bismo zaposlenike upoznali s mogućnostima aplikacije. Smatram da su svi sjajno prihvatili ovaj alat i da će u budućnosti sigurno privući brojne druge korisnike. Mi smo imali tu sreću da smo bili prvi testni korisnik pa je naš feedback bio izrazito važan developerima, dodaje Bazianec.

U Agriviju su koristili dobro poznate alate koje koriste i inače - Microsoft Teams. 

Alat koji smo koristili je Microsoft Team i koristi nam kao primarna platforma za sastanke ali i druge mogućnosti poput aktivnost za zaposlenike, bitne informacije za dijeljenje među timovima i svim zaposlenicima. Nama je bilo zanimljivo vidjeti i kako se sama Teams platforma razvijala brzo sukladno potrebama, tako da je dodana mogućnost i posebnih kanala koji služe poput interne društvene mreže gdje svi zaposlenici mogu objavljivati fotografije, članke – što god privatno i poslovno žele podijeliti s drugima u tvrtci, dodaje Žulj uz napomenu kako svi novi zaposlenici u procesu upoznavanja s tvrtkom dobiju i upoznavanje s alatima koji se koriste pa nije bilo nikakvih problema s korištenjem Microsoft Teamsa i kad nisu u uredu. 

Što je sljedeće - povratak u ured ili rad na daljinu?

Kako se epidemiološka situacija u Hrvatskoj postupno poboljšava, zanimalo nas je kako će organizirati posao u budućnosti. Odnosno, je li pandemija promijenila neke ideje o tome kako i gdje zaposlenici moraju obavljati svoj posao. 

Iako smo trenutno u padajućem trendu novooboljelih u Hrvatskoj i dalje smo 80% „rada od kuće“ ili „rada od klijenta“ gdje je to nužno. Ovisno o projektnim zadacima naši stručnjaci su i na lokacijama klijenata zbog provedbe savjetodavnih projekata kao i revizijskih pregleda. Naši planovi za budućnost su mješoviti i fleksibilni pristup nastavka „rada od kuće“. U pojedinim zemljama kao što je UK nekoliko ureda Deloittea smo već potpuno transformirali u novo normalno i „trajni rad od kuće“. Oko ovog velikog pitanje balansa „rada od kuće“ i povratka na staro savjetujemo i velike korporacije što nazivamo „Future of work“ kako bi se trenutno ogroman stres krize smanjio te pronašao pravilan način rada koji će dati najbolji balans zadovoljstva ljudi, smanjenog rizika bolesti te učinkovitosti rada. Planiramo i dalje koristiti digitalne alate jer nam pokazuju da posao nekad možemo obaviti puno brže i efikasnije. Ipak, ne mislim da će komunikacija licem u lice izostati, pogotovo kod važnih poslovnih sastanaka jer neke stvari ne možete digitalno prenijeti. Namjeravamo zadržati Jenz, to je postala naša interna društvena mreža koju obožavamo koristiti i koja nam je pomogla da se dodatno zbližimo uslijed situacije u kojoj smo se svi našli, zaključuje na kraju Bazianec. 

Što se Agrivija tiče, planiraju nastaviti s fleksibilnim pristupom kakav trenutno imaju. 

Trenutno većina zaposlenika još uvijek radi izvan ureda. Postoje određene smjernice kada netko može doći u ured: zbog potreba posla ili ako u svojim domovima ne mogu osigurati adekvatne uvjete. U uredima smo uveli epidemiološke mjere kojih se svi moraju pridržavati. Ovakav način rada nam se trenutno pokazao najbolji te ga planiramo nastaviti u budućnosti pri čemu gledamo i epidemiološke uvjete. Kada se epidemiološki uvjeti pokažu povoljnima, omogućit ćemo dodatne razloge za dolazak u ured.Smatramo da će zaposlenici lakše prihvaćati alternativna komunikacijska rješenja i bolje se snalaziti u njima, no osobni kontakt u stvarnom svijetu će i dalje ostati najvrjedniji i najvažniji način komunikacije većini ljudi. To se očituje pogotovo u odnosima s klijentima i partnerima gdje je bitno uspostaviti odnos povjerenja, ističe Žulj. 

U HT-u su već razvili novi poslovni model SmartWork, koji spaja najbolje iz oba svijeta - poslovnog i privatnog. 

SmartWork model na neki način rješava i izazove koji se događaju ako prakticirate isključivo rad od kuće. Primjerice, razmjena informacija unutar organizacije je nekad sporija, čak i ako ste najdigitalnija organizacija. Također, jedan od izazova rada od kuće je i izostanak interakcije među kolegama, one interakcije koja proizlazi iz fizičke prisutnosti i koja potiče komunikaciju, raspravu, kreativnost i inovaciju, pojašnjava na kraju Minarski te dodaje kako je u svemu ključna povratna informacija od zaposlenika.