KAKO: organizirati raspodjelu poslova u tvrtci

Piše Jurica Dujmović, 27. prosinca 2010. @ 07:00 komentari

Nadam se da ste ove božićne blagdane proveli u društvu svojih voljenih i da ste se barem na kratko odmorili od poteškoća poslovne svakodnevnice.

Jednako se tako nadam da ćete novu godinu provesti u veselju i dodatno napuniti baterije za radne dane koji nas čekaju.

Dok ste ovih dana planirali odlazak na polnoćku, božićnu trpezu, tko će dobiti koje novogodišnje poklone, kamo ćete izaći i slično, sigurno ste primjetili da je jako bitno raspodijeliti zaduženja. Ako ste otac, majka ili pak mladić, djevojka, zasigurno ste radili onaj dio posla koji ste si odredili, ili koji vas je dopao - netko je slagao stol, netko išao u trgovinu, a netko prao suđe. Ako su zaduženja bila podjeljena optimalno, jasno razjašnjena - ne bi trebalo biti problema (barem što se organizacije tiče!).

Zašto ovo govorim? Dobra organizacija i zapovjedni lanac je ključ uspješnog rada u svakoj tvrtci. Jednako tako, mutna raspodjela poslova, nejasna zaduženja i nedostatak organizacije dovode do rasula i niske efikasnosti.

Primjer iz moje prakse: Klijent je naručio izradu vizualnog identiteta proizvoda za svoju tvrtku - iako se radi o tvrtci sa dugom tradicijom, dobrim poslovnim modelom, branding i hijerarhija odlučivanja oko njega, za njih je nešto posve novo.

Tko pije a tko plaća?

Posljedice su bile sljedeće: premda je klijent izravno nastupio s kriterijima i uputama, na kraju se ispostavilo da on nije taj po čijim kriterijima sam trebao obaviti posao. Informaciju da je zapravo netko treći onaj koga moj dizajn treba zadovoljiti, saznao sam tek na završetku svog rada - na kraju izrade, prilagodbi i sveg potrebnog, klijent mi se javlja: 'Znaš, Jure, nadam se da nećeš poludjet, ali momcima u tvrtci je logotip ok, ali bi htjeli drugu maskotu. E da, još nešto - htjeli bi i neke izmjene u webu... Onda ćeš morati mijenjati i ikonu za iOS aplikaciju...'.

Iako sam dobio zadovoljavajuću naknadu za dodatni rad, činjenica jest da su ove izmjene znatno produžile zacrtane rokove. Što se dogodilo? Umjesto da proizvod izađe na tržište prije Nove godine, proizvod će se pojaviti pred širom javnosti tek u siječnju! Gledano iz specifične pozicije poslovne strategije mog klijenta, ovo je za njega velika omaška i trošak.

Dok pišem ovaj tekst, vršim finalne izmjene na jednom dijelu proizvoda, ali moram priznati da mi ni dalje nije jasno po čijim kriterijima zapravo radim. Sa zakonske strane, također se radi o nejasnoj situaciji. Gledano pravno, radi se o autorskom djelu, izrađenom po narudžbi, međutim osoba naručitelja, po čijim kriterijam bi zapravo trebao raditi nije mi jasna.

Da ne bude zabune, mom klijentu je ovakva zabuna rijetkost i tijekom svoje poslovne svakodnevnice, uvijek se zna točno 'tko što radi'. Ipak, ovakva uhodanost dovela je do krutosti u novim situacijama. Nakon svega ovoga, postavljaju se dva pitanja:

Što mislite, kako bi tvrtka poslovala kad bi ovakve zabune bile dio svakodnevnice? Kakva je organizacija u vašoj tvrtki?

Demokracija ili tehnokracija?

Premda je demokracija poželjno društveno uređenje, mišljenja sam da nije prikladna za organizacijske odnose u tvrtkama. Tamo mora postojati jasno definirana hijerarhija i sustav odlučivanja. Pri ovome ne mislim na strahovladu ili teror, nego segregaciju djelatnosti - kreativni direktor obavlja posao kreativnog direktora. Osoba iz kadrovskog odjela radi poslove vezane za kadar. Fleksibilnost je nužna, ali samo kad je potrebna. Jednako kao što ne biste htjeli da vam knjige vodi grafički dizajner, tako ne biste htjeli da o dizajnu odlučuje računovođa.

Ovdje ne mislim samo da često puta računovođa nema pojma o dizajnu, nego i još bolji razlog zašto vaš nadareni računovođa ne bi trebao biti ad hoc dizajner! Naime - s obzirom na njegovu poziciju u tvrtki, računovođa ne može odgovoriti na bitna pitanja koja komercijalni dizajn nameće: branding, dobar targeting (situacija u kojoj marketinški izričaj 'pogađa' ciljanu skupinu), uklapanje u sadašnju i buduću marketinšku strategiju i još niz pitanja.

Njegov opseg djelatnosti je financijske i egzaktne naravi. Ako dane provodi zatrpan u papire i izvješća, sav njegov uvid u marketing svodi se na obračune i troškove reklamnih kampanja, otpise, porezne stavke i slično. Ovakav računovođa je dobar u svom poslu, ali nema odgovarajuću kvalifikaciju niti uvid kakav bi trebao imati dizajner/stručnjak za marketing.

Da li ovo znači da komunikacija u tvrtki treba biti stroža? Nipošto. Komunikacija mora biti jasna, opuštena i topla, uz puno poštovanje svakog zaposlenika. Više o komunikaciji pročitajte u ovom članku (prvi dio) i u ovome (drugi dio). Raspodjela djelatnosti mora biti jasna i ukalupljena, ali fleksibilnost i kreativnost mora se poticati. Kako onda pomiriti ove dvije krajnosti? Jednostavno. Odluke i dalje donose oni koji su za njih određeni - prijedloge, pak, daju oni koji smatraju da mogu doprinjeti, ali ne kao nužni, već usputni doprinos. Ne želite se isključivo oslanjati na zaposlenike koji nisu uhodani u praksi koju obnašaju.

Naravno, moguće je da organizacija u vašoj tvrtki sasvim dobro funkcionira, makar je drugačija od ovdje prikazane, ipak, vjerujte mi, i to je jasna hijerarhijska podjela. Koliko god netipična izgledala, ona je jasna, svima poznata i konzistentna. Takva neka i ostane, budući da organizacijske promjene nužno uvode razdoblje privikavanja i niz nejasnoća koje se u njemu rješavaju. Da bi to razdoblje za vas što kraće trajalo, promjene neka budu što rijeđe i provodite ih samo u slučaju kad unaprijeđuju djelatnost.

Svaki mjesec pišem za Zimo ekskluzivne članke s područja poslovanja, ali zato na svom blogu objavljujem - tjedno. Posjetite blog Svaki tjedan savjet jedan i pridružite nam se na Facebooku i twitteru za diskusije, korisne i besplatne poslovne savjete, posebne ponude, nagradne igre i više. Podsjećam vas da mjesečno na mom blogu možete čitati i ekskluzivne Zimo članke, iz pera Saše Fištera!